综合办公室主任常规工作和流程

1.综合办公室主任负责校长办公室日常事务，协调校内各学部、校直部门的关系，向校长负责。

2.负责贯彻落实校长办公会议和支委会会议的决议；发布有关通知、文件；草拟学校工作计划、工作总结等；传达上级精神。

3.负责通知的接收、流转、报送等工作。

4.负责重大节日、庆典等组织和管理工作，或根据校委会决议配合做好相关活动的协调工作。

5.负责视察、参观、检查等接待工作。

6.负责学校对外宣传报导工作。

7.负责学校印鉴的管理和使用。

8.完成校长交办的其它工作。

一、公文办理流程

（一）收文流程

1、收文：办公室干事负责收文，区分是否急件，以上报时间等为限，6小时以内一般认定为急件，其余为非急件。

2、办理：（1）急件办理。办公室主任根据急件重要程度，对于重要急件，在向校长请示后，由办公室主任通过微信方式等发给相关领导并催办，后办理流转补签手续；（2）非急件办理。办公室干事打印相关通知后，填写流转单，报办公室主任审阅签字，再报校长审阅签批后，进行流转登记，由办公室干事将通知逐层送至具体承办人，承办人在流转登记表上签字确认收文。

3、督办。办公室干事记录公文具体完成时限，根据要求督促相关承办人及时办理。

（二）发文流程

1、拟稿。根据校长办公会或支委会会议决定，拟写公文初稿。

2、初核。文件拟写后，办公室主任进行初核。

3、审阅签发。初审后文件送校长室审阅，校长审核后，签发。

4、编号打印。对审核后文件进行公文编号，打印。

5、核对发文。再次对打印的文件进行核对，无误后用章，下发文件。

6、存档。

二、印章使用管理流程

1、申请。由用章人提出用章申请。

2、审核。先由用章人所在部门负责人审核，然后报综合办公室主任审核，重要用章请示校长。

3、用章。审核通过后，由办公室干事用章。

4、记录。用章后，由办公室干事在用章记录簿上记录存档。

三、会务流程

（一）会议准备工作

1、会场检查。会议前2小时，检查地面、桌椅；进行通风；调整空调温度；调试麦克风、音响等设备并使其处于准工作状态。

2、用品准备。按会议要求提前1小时摆放好座次牌，会议所用的文件、资料、签字笔等。

3、人员入场。提前20分钟组织人员入场就坐。

（二）会议进行中的工作

1、茶水供应。会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔20分钟检查并续茶水一次。

2、音响保障。安排音响设备管理人员全程监听音响设备的工作状况，随时排除故障。

3、照相录像。安排办公室干事全程照相。

4、其它保障。维持会场秩序，调节空调温度等。

（三）会议后的收尾工作

1、关闭设备。安排关闭音响设备、麦克风、空调等设备。

2、物品回收。收好会议材料和座次牌等。

3、会场清洁。安排保洁人员打扫会场卫生。

4、会务宣传。安排相关人员做好会议的宣传报道。

四、接待流程

（一）接待准备

1、确定来访人员的来访路线，并提前1小时进行路线巡查。

2、准备座谈场所。座谈场所提前开灯通风，调节室温，根据人员数量摆好矿泉水，准备相关座谈材料。

3、安排拍照、引导员等。

4、通知迎接人员提前10分钟到达迎候地点。

5、如需车辆接送，提前10分钟安排到达指定地点。

（二）接待过程

1、安排办公室干事再次提前到达路线进行检查。陪同迎候、视察、检查、参观，现场指挥引导员等。

2、安排办公室干事全程照相。

3、引导进入座谈场所，并安排茶水供应等。

4、安排车辆引导和调度。

5、陪同领导送行。

（三）接待收尾

1、座谈场所整理。

2、照片整理。

3、宣传报道。

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